「以前、公証役場で認証してもらった電子定款や私署証書。後になって、そのデータや書面の謄本がもう一つ必要になった…」
そんな時に役立つのが「同一の情報の提供の請求」制度です。これは、一度認証を受けた電子データと全く同じ内容のものを、後から再度提供してもらう手続きです。いわば、電子データの「謄本交付」のようなものです。
今回は、この手続きの流れをステップごとに分かりやすく解説します。
★超重要！ご利用の「大前提」
この便利な制度ですが、誰でも使えるわけではありません。利用するには、一番最初に電子データの認証を依頼したときに、「同一内容の情報を保存してください」とお願いしている必要があります。
この最初の依頼を忘れてしまうと、後からこの制度は利用できませんのでご注意ください。
手続きの大きな流れ
手続きの全体像は、大きく分けて3ステップです。
- オンラインで申請：自宅やオフィスのPCから申請データを作成・送信します。
- 公証役場へ来訪：申請者本人が公証役場へ出向きます。
- 手数料を納付して受け取り：窓口で手数料を支払い、情報を受け取ります。
では、各ステップをもう少し詳しく見ていきましょう。
ステップ１：オンライン申請の準備と実行
オンラインで申請するために、いくつかの準備と手順が必要です。
【準備編】
まずはPC環境を整え、事前準備を済ませましょう。
- 電子証明書の取得：商業登記電子証明書やマイナンバーカード（公的個人認証サービス）など、指定された電子証明書を用意します。
- PCの環境設定：「登記・供託オンライン申請システム」のソフトをPCにインストールします。
- 申請者情報の登録：システムに氏名や住所、ID、パスワードなどを登録します。
- 公証人への事前連絡：申請前に、手続きをお願いする公証役場へ電話などで連絡し、内容に不備がないかなどを確認してもらいます。
【申請データの作成・送信編】
準備が整ったら、実際に申請データを作成して送信します。
- 申請書作成：インストールしたソフトを起動し、「同一の情報の提供の請求」を選んで必要事項を入力します。
- 電子署名の付与：作成した申請データに、準備した電子証明書を使って電子署名をします。
- データ送信：署名済みのデータをシステム経由で送信します。
- 到達確認：送信後、データが問題なく公証役場に届いたかをシステム上で確認します。
ステップ２＆３：公証役場での受け取り
オンラインでの手続きが終わったら、今度は公証役場へ向かいます。
- 公証役場へ行く：申請者本人が公証役場へ出向きます。公証人が本人確認などの審査を行います。
- 手数料の納付：審査に問題がなければ、窓口で所定の手数料を支払います。
- 情報の受け取り：いよいよ情報の提供を受けます。
- 書面で受け取る場合：謄本として紙で交付されます。
- 電子データで受け取る場合：USBメモリやCD-Rなど、記録するための媒体を持参する必要があります。インターネット経由でのデータ交付はできないので注意しましょう。
まとめ
「同一の情報の提供」を請求する際の大事なポイントをもう一度おさらいします。
- 最初の認証時に「情報の保存」を依頼しておくことが必須！
- 手続きはオンライン申請と公証役場への来訪の両方が必要。
- 電子データでの受け取りを希望する場合は、USBメモリなどを忘れずに持参する。
手続きのステップは少し多いですが、流れを掴めば大丈夫です。必要な方は、ぜひこの制度を活用してみてください。
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