埼玉県で産業廃棄物収集運搬業の許可を申請する場合、役員（取締役・監査役）や、5%以上の議決権を持つ株主などの「住民票の写し」を提出する必要があります。
「市役所に行って取ってくればいいだけ」と思われがちですが、実は産廃許可ならではの「必須項目」があるのをご存知でしょうか。今回は、行政書士が必ず確認する住民票のチェックリストを公開します。
1. 必須項目は「本籍地」の記載
産廃許可申請に提出する住民票において、最も重要なのは「本籍地」が省略されずに記載されていることです。
なぜなら、産廃許可の欠格事由（法律違反をしていないか等）を確認するために、自治体（埼玉県）は「身分証明書」や「登記なきことの証明書」とあわせて、この本籍地情報を照合するからです。 「世帯主」や「続柄」は省略しても構わないケースが多いですが、「本籍」だけは絶対に外せません。
2. マイナンバーは「記載なし」が鉄則
ここ数年で最も多いミスが、マイナンバー（個人番号）を記載してしまった住民票を提出することです。
実務上のポイント： 産廃許可申請は個人情報の塊ですが、マイナンバーについては「行政機関が適切に管理するため」の厳格な法律があり、許可申請書と一緒に提出することは原則として認められません。マイナンバー入りの住民票を提出すると、窓口で受理を拒否されるか、黒塗りでの修正を求められます。必ず「マイナンバーなし」のものを取得しましょう。
3. 「3ヶ月以内」の鮮度と「漢字」の整合性
履歴事項全部証明書と同様に、住民票にも「発行から3ヶ月以内」という有効期限があります。
また、行政書士が最も神経を使うのが、住民票に記載された「漢字」と、他の書類との一致です。
- 住民票は「齋藤」だが、履歴事項全部証明書は「斎藤」になっている
- 住民票の住所には「〇〇マンション101号室」とあるが、登記簿には号室がない
こうした微細な不一致が、審査の遅延を招きます。住民票は、すべての書類の「文字の正解」を知るためのマスターガイドなのです。
4. 役員全員分の収集というハードル
法人の場合、代表者だけでなく役員全員分が必要です。 「遠方に住んでいる役員がいて、なかなか取ってきてくれない」という事態はよくあります。行政書士は、申請のスケジュールから逆算し、誰がいつ住民票を確保すべきかをマネジメントします。
まとめ
住民票の写しは、申請者が「適格な個人」であることを証明する第一歩です。「本籍地あり・マイナンバーなし・3ヶ月以内」という3つの条件を完璧に満たした書類を揃えることが、スムーズな許可への最低条件となります。
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