こんにちは、行政書士です。
役所の手続きといえば「とりあえず住民票！」というイメージがありませんか？ しかし、宅建業の免許申請（新規・更新）においては、「住民票が必要な人」と「不要な人」が明確に分かれています。
良かれと思って全員分集めたのに、「これは使いませんね」と返却されてしまった…なんてことにならないよう、今日は宅建申請における住民票の正しいルールを解説します。
1. そもそも、住民票は「誰」が必要？
結論から言うと、日本の法人の日本人役員は、原則として住民票は不要です。
申請区分ごとの必要有無を整理しました。
• 個人事業主の場合：
◦ 代表者本人： 必要です。
◦ 専任の宅建士（従業員）：不要です。
• 法人の場合：
◦ 日本人役員： 原則不要です。（その代わり「身分証明書（本籍地発行）」等が必要です）
◦ 外国籍の役員： 必要です。（日本在住の場合）
「法人の更新申請」のご依頼で、日本人役員の方から住民票を頂くことがよくあるのですが、実は宅建業法の手続き上、日本人役員については「本籍地発行の身分証明書」で身分確認を行うため、住民票は添付書類として求められていません（※埼玉県の手引きの場合）。
2. 最大の注意点「マイナンバー（個人番号）」
住民票を取得する際、役所の窓口で「マイナンバーを載せますか？」と聞かれることがあります。 宅建業の申請においては、絶対に「記載なし」を選んでください。
• マイナンバー記載あり： 受け取り拒否（または黒塗り対応）されます。
• マイナンバー記載なし： これが正解です。
特定個人情報保護の観点から、不要なマイナンバーが記載された書類を行政庁は受け取ることができません。もし記載入りのものを取得してしまった場合、取り直しになるケースもあるため注意が必要です。
3. 外国籍の役員がいる場合の特例
先ほど「法人の役員は原則不要」と言いましたが、例外が「外国籍の役員」です。
外国籍の方には、本籍地発行の「身分証明書」がないため、その代替書類として「住民票」を使用します。 この場合の住民票には、以下の条件が必要です。
• 国籍・地域： 「記載あり」のもの
• 在留カード番号等： 記載があっても可
• マイナンバー： 「記載なし」のもの
「国籍」が省略されていると、身分証明書の代わりとして機能しないため、必ず記載入りのものを取得してください。
4. 有効期限は「3ヶ月」
他の公的書類と同様、住民票も発行から3ヶ月以内のもの（原本）が必要です。 申請の準備に時間がかかってしまい、提出日には期限切れ…とならないよう、スケジュール管理にお気をつけください。
まとめ
宅建業免許申請における住民票のポイントは以下の3点です。
1. 法人申請の日本人役員は、基本的に不要。（代わりに本籍地の身分証明書が必要）
2. 個人事業主と、外国籍の役員は必要。
3. マイナンバーは絶対に載せない。
「とりあえず住民票を取っておけば安心」ではなく、「誰の、どんな記載の住民票が必要か」を確認してから役所へ行くことが、スムーズな申請への近道です。
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